Skal du planlægge jeres næste konference? En af de første detaljer der er vigtig at få på plads, er størrelsen af arrangementet. Inden du vælger det konferencecenter, der skal huse arrangementet, er det en fordel at undersøge, hvor fleksible lokaler der er til rådighed. Hvis antallet af deltagere er usikkert, er det en god ide at vælge et konferencecenter med forskellige størrelse mødelokaler og hvor der er mulighed for at tilpasse lokalerne så de passer præcist til netop dit behov. Det gælder uanset om der er tale om et mindre arrangement med 5 deltagere eller en større konference med 300 deltagere.

 

Hvis din konference strækker sig over flere timer, er det vigtigt at sørge for den rigtige forplejning til deltagerne. Det kan være i form af kaffe og forskellige snacks eller større måltider. Det er derfor en god ide at vælge et konferencecenter der tilbyder lige netop den forplejning der passer til det arrangement du skal holde. Derudover er det også vigtigt at undersøge kvaliteten af maden. Et godt pejlemærke er at tjekke om konferencecentret går op i lokale og økologiske råvarer. Dette kan du blandt andet se ved at undersøge om køkkenet har Det Økologiske Spisemærke i bronze, så du er sikret, at 30-60% af maden lavet af økologiske råvarer.

 

Planlægningen af en konference er et stort arbejde og der er mange forskellige detaljer der skal være på plads inden konferencen kan afholdes. De fleste konferencecentre har en event- og mødekoordinator tilknyttet. Ofte har denne person mange års erfaring med koordinering af konferencer og andre større begivenheder og kan dermed hjælpe med at få dannet et overblik over hvilke detaljer der skal være på plads inden konferencen skal afholdes. Derudover tilbyder nogle konferencecentre også mødeservice således, at der er mulighed for at få hjælp til opgaver i forbindelse med konferencen både før, under og efter konferencen. En anden vigtig ting at have styr på inden en stor konference er teknikken. Hvis teknikken spiller har du mere overskud til at være til stede under konferencen og samtidig fremstår hele dit setup også mere professionelt set fra deltagernes synspunkt. Dermed er det godt givet ud at vælge et konferencecenter der tilbyder en form for teknikker service, så du sikrer, at du ikke står alene, hvis der skulle opstå problemer med teknikken.

 

Placeringen af konferencen spiller en vigtig rolle for deltagerne, da de sætter pris på, at det er nemt at komme til og fra konferencen. Et oplagt valg er derfor en placering, der ligger tæt på en motorvejsafkørsel, men som samtidig også ligger i gåafstand fra en station. Derudover er det vigtigt at sikre sig, at der er gode parkeringsmuligheder, så deltagerne ikke skal bruge tid på at finde parkeringspladser. Til konferencer kommet deltagerne ofte fra flere forskellige steder i Danmark. Det er derfor oplagt at vælge et konferencecenter der er placeret centralt i Danmark. På den måde bliver tansportiden omtrent den samme uanset om deltagerne kommer fra Jylland, Fyn eller Sjælland.